Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể thay đổi người đại diện theo pháp luật vì nhiều lý do như thay đổi cơ cấu tổ chức, thay đổi vị trí điều hành,..Một trong những thủ tục pháp lý bắt buộc khi thực hiện việc này là đổi tên người đại diện trên giấy phép kinh doanh (Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp). Bài viết dưới đây Luật Beta sẽ giúp bạn hiểu rõ và thực hiện đúng thủ tục đổi tên người đại diện theo quy định hiện hành.

Đổi tên người đại diện trên giấy phép kinh doanh là gì?

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân thực hiện quyền và nghĩa vụ nhân danh doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp trong các giao dịch và quan hệ pháp luật. Khi có sự thay đổi về người giữ chức danh này, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Việc “đổi tên người đại diện trên giấy phép kinh doanh” chính là cập nhật thông tin người đại diện theo pháp luật mới trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo đúng trình tự pháp lý.

Hồ sơ thay đổi tên người đại diện trên giấy phép kinh doanh cần những gì?

Doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Thông tư 68/2025/TT-BTC như sau:

Hồ sơ cần chuẩn bị để thay đổi tên người đại diện giấy phép kinh doanh

  1. Giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo mẫu số 12 ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC.
  2. Giấy đề nghị thay đổi người đại diện theo pháp luật theo mẫu số 13 ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC.
  3. Bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật mới (CMND/CCCD/hộ chiếu)
  4. Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật; nghị quyết, quyết định của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty; nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp.
  5. Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi.
  6. Văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục.

Ở trên là những giấy tờ, hồ sơ chi tiết nhất mà các doanh nghiệp cần chuẩn bị để quá trình thực hiện thủ tục thay đổi tên người đại diện trên giấy phép kinh được diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.

Thủ tục đổi tên người đại diện trên giấy phép kinh doanh

Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức: Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc nộp hồ sơ online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Cụ thể:

1. Hình thức trực tiếp

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Cần chuẩn bị đầy các loại giấy tờ, hồ sơ cần thiết như Luật Beta đã hướng dẫn bên trên.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. 

Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

  • Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
  • Nếu hồ sơ hợp lệ, sẽ tiến hành cập nhật thông tin và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
  • Thời gian xử lý theo quy định là 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ

Bước 4: Nhận kết quả

Doanh nghiệp đến bộ phận một cửa Phòng Đăng ký kinh doanh để nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và nộp lệ phí (nếu có).

2. Hình thức online (qua Cổng thông tin quốc gia: https://dangkykinhdoanh.gov.vn)

Các doanh nghiệp có thể thực hiện thay đổi bằng hình thức trực tuyến tại Cổng thông tin quốc gia về Đăng ký doanh nghiệp

Bước 1: Đăng nhập hệ thống

Có 2 cách đăng nhập:

Đăng nhập bằng tài khoản VNeID (định danh điện tử cá nhân):

  • Yêu cầu VNeID cấp độ 2, đã xác minh danh tính đầy đủ.
  • Cần tải app VNeID trên điện thoại để xác thực OTP khi đăng nhập.

Đăng nhập bằng chữ ký số công cộng (USB Token):

  • Dành cho tổ chức/doanh nghiệp hoặc cá nhân có chữ ký số.
  • Cắm USB Token và chọn “Đăng nhập bằng chữ ký số”.

Bước 2: Nộp hồ sơ

  • Chọn mục “Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp”.
  • Nhập mã, tên doanh nghiệp hoặc mã số doanh nghiệp để hệ thống lấy dữ liệu hiện tại. Sau đó, chọn nội dung muốn thay đổi (ví dụ: người đại diện).
  • Tải hồ sơ đã chuẩn bị lên hệ thống (dưới dạng file PDF).
  • Ký điện tử bằng VNeID hoặc chữ ký số.
  • Gửi hồ sơ.

Bước 3: Theo dõi kết quả

  • Tra cứu hồ sơ tại mục “Quản lý tài khoản” → “Thông tin hồ sơ”.
  • Nếu hồ sơ hợp lệ: bạn sẽ nhận được thông báo chấp thuận qua email đăng ký.
  • Nếu bị từ chối: hệ thống sẽ nêu rõ lý do → bạn chỉnh sửa và nộp lại.

Bước 4: Nhận Giấy phép kinh doanh mới

  • Sau khi được chấp thuận, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới sẽ được cấp bản điện tử (PDF) qua hệ thống.
  • Bản chính bạn có thể đến trực tiếp để nhận hoặc đăng ký nhận kết quả qua đường bưu điện.

Những lưu ý khi thay đổi tên người đại diện trên giấy phép kinh doanh

  • Thời hạn thực hiện: Doanh nghiệp phải thông báo thay đổi trong 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi người đại diện. Quá hạn có thể bị phạt hành chính theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP.
  • Người đại diện mới đủ điều kiện pháp luật: Là cá nhân đủ 18 tuổi trở lên, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, không bị hạn chế quyền quản lý doanh nghiệp và không thuộc các trường hợp bị cấm theo Luật Doanh nghiệp (như đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, thi hành án,…)
  • Lưu ý về chức danh: Một số ngành nghề yêu cầu người đại diện theo pháp luật có chuyên môn hoặc chứng chỉ hành nghề (ví dụ: công ty luật, kiểm toán…). Cần đảm bảo người đại diện mới đáp ứng điều kiện pháp lý.
  • Không được bỏ trống vị trí người đại diện: Nếu thay đổi người đại diện, doanh nghiệp phải đảm bảo có người mới thay thế ngay, không để tình trạng không có đại diện theo pháp luật.

Thay đổi người đại diện theo pháp luật là một trong những thủ tục quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp. Việc đổi tên người đại diện trên giấy phép kinh doanh cần được thực hiện đúng quy trình, đầy đủ hồ sơ để tránh phát sinh rủi ro pháp lý. Nếu bạn cần hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian, hãy liên hệ với Luật Beta nhé!

Luật Beta – Beta Law cung cấp dịch vụ pháp lý toàn diện cho doanh nghiệp.

Beta Law luôn chú trọng xây dựng chiến lược phù hợp và hỗ trợ tận tâm cho từng khách hàng, giúp doanh nghiệp đáp ứng được các thủ tục pháp lý một cách suôn sẻ, an toàn và tối ưu chi phí.

Với nhiều năm kinh nghiệm và thành công trong việc giải quyết các vấn đề pháp lý phức tạp, Beta Law đã trở thành điểm tựa đáng tin cậy, mang lại lợi ích và sự bảo vệ pháp lý tối ưu cho khách hàng.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

Email: info.betalaw@gmail.com

Hotline/Zalo: 0931.206.506 – 0766.61.64.68

Trụ sở chính: 108 Trần Đình Xu, Phường Cầu Ông Lãnh, TP. Hồ Chí Minh (Quận 1 cũ)

Địa chỉ chi nhánh: 50 Cao Đức Lân, Phường Bình Trưng, TP. Hồ Chí Minh (Thành phố Thủ Đức cũ)