Ngay sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký thành lập, doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế ban đầu với cơ quan thuế quản lý. Đây là một bước quan trọng để đảm bảo hoạt động hợp pháp và suôn sẻ về mặt tài chính, kế toán cho doanh nghiệp trong suốt quá trình kinh doanh. Vậy hồ sơ khai thuế ban đầu của doanh nghiệp gồm những gì và quy trình thực hiện ra sao? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Hồ sơ kê khai thuế ban đầu là gì?

Hồ sơ kê khai thuế ban đầu là bộ tài liệu quan trọng mà mỗi doanh nghiệp cần chuẩn bị và nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và mã số thuế.

1. Mục đích của hồ sơ kê khai thuế ban đầu

Bộ hồ sơ này cung cấp cho cơ quan thuế các thông tin cơ bản nhất về doanh nghiệp như:

  • Loại hình doanh nghiệp (TNHH, cổ phần, cty hợp danh…)
  • Ngành nghề kinh doanh chính
  • Quy mô hoạt động
  • Phương pháp kế toán dự kiến áp dụng
  • Hình thức khai và nộp thuế (trực tiếp, qua mạng,…)
  • Các loại thuế phải kê khai như: thuế môn bài, thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN…

Việc kê khai đầy đủ và chính xác giúp cơ quan thuế hiểu rõ về mô hình hoạt động của doanh nghiệp để từ đó có hướng dẫn phù hợp, cũng như kiểm soát và theo dõi nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp ngay từ những ngày đầu đi vào vận hành.

2. Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu khi nào?

Sau khi được cấp mã số thuế (kể từ ngày được cơ quan Nhà nước cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp), doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục kê khai thuế ban đầu tại Đội thuế/Chi cục Thuế hoặc Cục Thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Tại sao cần chuẩn bị hồ sơ khai thuế ban đầu?

Việc chuẩn bị hồ sơ khai thuế ban đầu không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật, mà còn là bước đi nền tảng giúp doanh nghiệp đặt nền móng vững chắc cho quá trình hoạt động lâu dài. Đây được xem là “chiếc chìa khóa” đầu tiên để doanh nghiệp mở cánh cửa hợp pháp hóa mọi hoạt động tài chính – kế toán trong tương lai.

Đáp ứng nghĩa vụ pháp lý, tránh bị xử phạt

Ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần nhanh chóng hoàn tất thủ tục kê khai thuế ban đầu. Theo quy định tại Nghị định số 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, nếu không nộp hồ sơ khai thuế ban đầu, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính với mức phạt từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng, tùy theo thời gian chậm trễ và mức độ vi phạm. Đây là rủi ro không đáng có, đặc biệt đối với doanh nghiệp mới thành lập khi cần tiết kiệm tối đa chi phí vận hành ban đầu.

Doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính với mức phạt từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng nếu không hoàn tất hồ sơ khai thuế ban đầu

Làm rõ phương thức kế toán – tài chính ngay từ đầu

Thông qua việc nộp hồ sơ khai thuế ban đầu, doanh nghiệp sẽ đăng ký hình thức kế toán, chế độ kế toán, phương pháp tính thuế (theo khấu trừ hay trực tiếp) và loại hóa đơn sử dụng (hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in, v.v.). Những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến cách doanh nghiệp ghi nhận doanh thu, chi phí, lợi nhuận và nghĩa vụ thuế. Nếu đăng ký sai hoặc không rõ ràng, doanh nghiệp có thể gặp rắc rối trong việc hạch toán và quyết toán sau này.

Tạo điều kiện thuận lợi khi làm việc với cơ quan thuế

Một doanh nghiệp có hồ sơ khai thuế ban đầu đầy đủ, rõ ràng sẽ tạo được thiện cảm và sự minh bạch khi làm việc với cơ quan thuế. Điều này giúp giảm thiểu nguy cơ bị thanh tra bất ngờ, được hướng dẫn kịp thời nếu có thay đổi về chính sách thuế và dễ dàng thực hiện các thủ tục như hoàn thuế, gia hạn thuế hay xin cấp hóa đơn.

Hỗ trợ hiệu quả cho các hoạt động tài chính

Một bộ hồ sơ khai thuế ban đầu chuẩn chỉnh giúp doanh nghiệp thiết lập hệ thống sổ sách kế toán đúng quy định, từ đó dễ dàng trong việc theo dõi dòng tiền, kiểm soát chi phí, lập báo cáo tài chính và thực hiện nghĩa vụ thuế định kỳ. Ngược lại, nếu không thực hiện kê khai đúng cách từ đầu, doanh nghiệp có thể lúng túng trong việc xuất hóa đơn, lập báo cáo hoặc đối mặt với nguy cơ bị truy thu thuế do sai sót trong hạch toán.

Tránh các hậu quả về lâu dài

Việc bỏ qua hoặc làm qua loa bước kê khai thuế ban đầu có thể dẫn đến nhiều hệ lụy: bị liệt kê vào danh sách doanh nghiệp có rủi ro cao, bị từ chối cấp hóa đơn hoặc bị khóa mã số thuế. Những ảnh hưởng này không chỉ làm gián đoạn hoạt động kinh doanh, mà còn ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng và cơ quan nhà nước.

Các thành phần của bộ hồ sơ khai thuế ban đầu

Khi doanh nghiệp mới thành lập và chuẩn bị thực hiện nghĩa vụ thuế lần đầu với cơ quan thuế, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ khai thuế ban đầu đầy đủ là bước không thể thiếu. Dưới đây là danh sách các giấy tờ cần thiết, được trình bày cụ thể để bạn dễ hình dung và thực hiện:

1. Tờ khai đăng ký thuế – Mẫu số 01-ĐK-TCT

  • Đây là mẫu tờ khai bắt buộc quy định tại Thông tư số 86/2024/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành.
  • Nội dung thể hiện đầy đủ thông tin doanh nghiệp như: tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh, thông tin người đại diện pháp luật (họ tên, chức danh, số CCCD/CMND, địa chỉ thường trú và liên hệ…).
  • Doanh nghiệp cần kê khai trung thực, đầy đủ để đảm bảo đúng thông tin pháp lý khi làm việc với cơ quan thuế.

2. Bản photo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

  • Là giấy tờ pháp lý chứng minh doanh nghiệp đã được cấp phép hoạt động hợp pháp.

3. Giấy ủy quyền (nếu người đi nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật)

  • Trong trường hợp người trực tiếp đi nộp hồ sơ là nhân viên, kế toán, hay bên dịch vụ thì cần có giấy ủy quyền hợp pháp của người đại diện pháp luật.
  • Giấy ủy quyền cần ghi rõ nội dung, thời hạn và có chữ ký xác nhận của hai bên.

4. Tờ khai đăng ký hình thức kế toán, chế độ kế toán và phương pháp sử dụng hóa đơn

Gồm 2 loại mẫu chính:

  • Mẫu 02/ĐK-TCT kèm theo Thông tư số 86/2024/TT-BTC: Dùng để đăng ký:
    • Hình thức kế toán (như nhật ký chung, chứng từ ghi sổ…)
    • Hệ thống tài khoản sử dụng
    • Phương pháp ghi sổ kế toán
    • Loại hóa đơn dự kiến sử dụng (hóa đơn điện tử tự in, đặt in hay sử dụng của cơ quan thuế)
  • Mẫu 3.14: Dành cho doanh nghiệp đăng ký phương pháp khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT).
    • Áp dụng cho doanh nghiệp có doanh thu đủ điều kiện và muốn khấu trừ thuế đầu vào.

5. Tờ khai lệ phí môn bài

  • Doanh nghiệp cần kê khai mức lệ phí môn bài dựa trên vốn điều lệ ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
  • Mẫu tờ khai do Bộ Tài chính ban hành tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, hiện được thực hiện theo mẫu 01/LPMB.
  • Thời hạn nộp: kể từ khi bắt đầu hoạt động kinh doanh tính từ ngày thành lập hoặc được cấp mã số thuế. Trường hợp trong năm có thay đổi về vốn thì người nộp lệ phí môn bài nộp tờ khai thuế môn bài chậm nhất là ngày 30 tháng 01 năm sau năm phát sinh thông tin thay đổi.

6. Hợp đồng thuê trụ sở hoặc giấy tờ chứng minh địa điểm kinh doanh hợp pháp

  • Cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp cung cấp tài liệu để xác minh nơi đặt trụ sở là hợp pháp.
  • Có thể là:
    • Hợp đồng thuê nhà/mặt bằng có thời hạn rõ ràng.
    • Giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu nếu là địa điểm thuộc sở hữu của doanh nghiệp.

7. CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật (bản photo)

  • Giúp xác minh danh tính người đại diện hợp pháp cho doanh nghiệp trong quá trình kê khai và làm việc với cơ quan thuế.

Lưu ý:

  • Tùy vào loại hình doanh nghiệp (TNHH, cổ phần, hộ kinh doanh…) và yêu cầu cụ thể của chi cục thuế tại địa phương, danh mục hồ sơ có thể có thêm hoặc bớt một số giấy tờ.
  • Tuy nhiên, các thành phần trên là nền tảng cơ bản và phổ biến nhất, giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục khai thuế ban đầu một cách nhanh chóng, đúng luật.

Quy trình nộp hồ sơ khai thuế ban đầu đúng quy định

Để đảm bảo việc kê khai thuế ban đầu được thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình gồm 3 bước cụ thể như sau:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ khai thuế ban đầu

Ngay sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần nhanh chóng chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ kê khai thuế ban đầu theo quy định. Hồ sơ này bao gồm các giấy tờ cơ bản như:

  • Tờ khai đăng ký thuế (mẫu 01-ĐK-TCT).
  • Tờ khai lệ phí môn bài.
  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản photo).
  • Hợp đồng thuê văn phòng làm địa điểm kinh doanh.
  • Giấy tờ cá nhân của người đại diện pháp luật (CMND/CCCD công chứng).
  • Các mẫu đăng ký phương pháp kế toán, hình thức nộp thuế, sử dụng hóa đơn, v.v.

Lưu ý: Trước khi nộp, doanh nghiệp cần rà soát kỹ từng giấy tờ để đảm bảo đúng biểu mẫu, đầy đủ chữ ký, đóng dấu đầy đủ và không thiếu sót bất kỳ thông tin nào.

Bước 2: Nộp hồ sơ đến cơ quan thuế quản lý

Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ, doanh nghiệp có thể chọn một trong hai cách để nộp:

  • Nộp trực tiếp: Mang toàn bộ hồ sơ đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp (theo địa chỉ trụ sở công ty). Tại đây, bộ phận một cửa sẽ tiếp nhận, kiểm tra sơ bộ và cấp biên nhận.
  • Nộp trực tuyến: Truy cập vào cổng thông tin thuế điện tử tại địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn.
    Doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản, ký số bằng chữ ký số điện tử và thực hiện tải lên các tệp hồ sơ đã scan đúng định dạng PDF.

Lưu ý: Nộp hồ sơ online thường được khuyến khích hơn vì tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và dễ dàng tra cứu tình trạng xử lý.

Bước 3: Theo dõi kết quả và nhận xác nhận từ cơ quan thuế

Sau khi hồ sơ được gửi đi, cơ quan thuế sẽ tiến hành tiếp nhận và kiểm tra nội dung trong vòng 3 – 10 ngày làm việc.

  • Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo xác nhận đã kê khai thuế ban đầu thành công. Đồng thời, cơ quan thuế sẽ cập nhật thông tin doanh nghiệp trên hệ thống quản lý và hướng dẫn tiếp các thủ tục phát hành hóa đơn, nộp thuế, khai thuế định kỳ…
  • Nếu hồ sơ thiếu sót hoặc sai thông tin, cơ quan thuế sẽ gửi yêu cầu bổ sung hồ sơ qua email hoặc công văn chính thức. Lúc này, doanh nghiệp cần nhanh chóng bổ sung các tài liệu còn thiếu trong thời hạn quy định.

Những câu hỏi thường gặp về hồ sơ khai thuế ban đầu

1. Nếu không nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu thì có bị phạt không?

Có. Theo quy định của pháp luật thuế hiện hành, doanh nghiệp sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh phải tiến hành kê khai thuế ban đầu, nếu không thực hiện, doanh nghiệp có thể sẽ bị xử phạt hành chính.

Mức phạt cụ thể tại Nghị định số 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn tùy theo mức độ chậm trễ và hậu quả gây ra. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bị liệt kê vào danh sách “doanh nghiệp rủi ro cao về thuế” dẫn đến việc bị theo dõi, kiểm tra thường xuyên hơn từ cơ quan thuế.

2. Hồ sơ khai thuế ban đầu có bắt buộc nộp online không?

Không. Việc nộp hồ sơ không bắt buộc phải thực hiện online, nhưng hiện nay hầu hết các chi cục thuế khuyến khích doanh nghiệp nộp hồ sơ qua hệ thống thuế điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn.

Các chi cục thuế khuyến khích việc nộp hồ sơ online

Nộp hồ sơ online giúp doanh nghiệp:

  • Tiết kiệm thời gian di chuyển và chờ đợi.
  • Hạn chế sai sót nhờ các biểu mẫu có sẵn.
  • Nhận phản hồi nhanh chóng từ cơ quan thuế.

Lưu ý: Để sử dụng hệ thống thuế điện tử, doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số (token) và tài khoản nộp thuế điện tử ngay sau khi thành lập.

3. Doanh nghiệp chưa có hoạt động kinh doanh, có cần khai thuế ban đầu không?

Có. Dù doanh nghiệp chưa bắt đầu bán hàng, cung cấp dịch vụ hay có phát sinh doanh thu, thì nghĩa vụ kê khai thuế ban đầu vẫn phải thực hiện.

Việc này giúp cơ quan thuế ghi nhận sự tồn tại hợp pháp của doanh nghiệp và theo dõi tình trạng hoạt động, kể cả khi doanh nghiệp đang trong giai đoạn chuẩn bị. Đồng thời, kê khai ban đầu là bước bắt buộc để doanh nghiệp có thể:

  • Đăng ký hóa đơn (nếu có nhu cầu sử dụng).
  • Mở tài khoản ngân hàng.
  • Thực hiện các thủ tục về bảo hiểm, lao động, v.v.

4. Hồ sơ kê khai thuế ban đầu có cần đóng dấu mộc đỏ không?

Có. Trong hồ sơ kê khai thuế ban đầu, có những tài liệu bắt buộc phải có dấu mộc tròn của doanh nghiệp, đặc biệt là:

  • Tờ khai thuế (mẫu 01-ĐK-TCT, tờ khai môn bài, v.v.).
  • Các mẫu đăng ký phương pháp kế toán, hình thức nộp thuế, sử dụng hóa đơn, v.v.

Trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ online thì file scan các tài liệu này cũng cần thể hiện rõ dấu đỏ và chữ ký hợp lệ. Nếu nộp trực tiếp, cần mang theo bản gốc để đối chiếu khi được yêu cầu.

Lưu ý: Hãy chuẩn bị sẵn một bộ hồ sơ đầy đủ chữ ký – con dấu để đảm bảo không bị trả hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung.

5. Sau khi kê khai thuế ban đầu, có cần lập sổ sách kế toán ngay không?

Có. Việc lập sổ sách kế toán là một bước đi tiếp theo rất quan trọng sau khi hoàn tất kê khai thuế ban đầu. Cụ thể, doanh nghiệp cần:

  • Mở sổ kế toán theo chế độ kế toán đã đăng ký.
  • Chọn hình thức kế toán (chứng từ ghi sổ, nhật ký chung, v.v.).
  • Lập các sổ sách như sổ quỹ tiền mặt, sổ tài khoản ngân hàng, sổ theo dõi công nợ…

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp đăng ký phương pháp khấu trừ thuế GTGT, cần thực hiện đầy đủ các chứng từ đầu vào – đầu ra để phục vụ quyết toán sau này.

Gợi ý: Doanh nghiệp nên thuê kế toán hoặc sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói ngay từ đầu để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh sai sót dẫn đến bị truy thu thuế.

Tóm lại, việc kê khai thuế ban đầu là bước khởi đầu quan trọng, đặt nền móng pháp lý cho hành trình kinh doanh minh bạch và ổn định của doanh nghiệp. Tuy nhiên, thủ tục này đòi hỏi sự chính xác và am hiểu quy định pháp luật về thuế. Để tránh những rủi ro không đáng có, doanh nghiệp nên chủ động hợp tác với một công ty luật hoặc đơn vị tư vấn thuế uy tín. Sự hỗ trợ từ chuyên gia sẽ giúp bạn chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, thực hiện đúng quy trình và sẵn sàng cho mọi hoạt động tài chính trong tương lai. Một khởi đầu vững chắc luôn là nền tảng cho sự phát triển bền vững!

Luật Beta – Beta Law cung cấp dịch vụ pháp lý toàn diện cho doanh nghiệp.

Beta Law luôn chú trọng xây dựng chiến lược phù hợp và hỗ trợ tận tâm cho từng khách hàng, giúp doanh nghiệp đáp ứng được các thủ tục pháp lý một cách suôn sẻ, an toàn và tối ưu chi phí.

Với nhiều năm kinh nghiệm và thành công trong việc giải quyết các vấn đề pháp lý phức tạp, Beta Law đã trở thành điểm tựa đáng tin cậy, mang lại lợi ích và sự bảo vệ pháp lý tối ưu cho khách hàng.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

Email: info.betalaw@gmail.com

Hotline/Zalo: 0931.206.506 – 0766.61.64.68

Trụ sở chính: 108 Trần Đình Xu, Phường Cầu Ông Lãnh, TP. Hồ Chí Minh (Quận 1 cũ)

Địa chỉ chi nhánh: 50 Cao Đức Lân, Phường Bình Trưng, TP. Hồ Chí Minh (Thành phố Thủ Đức cũ)